เช่าเครื่องปริ้นสํานักงาน คุ้มไหม? คู่มือลดต้นทุนฉบับองค์กร

เครื่องปริ้นในสำนักงานของคุณเพิ่งซื้อมาได้ 2 ปี แต่หมึกหมดบ่อย ซ่อมบ่อย และทีม IT ยังต้องเสียเวลาดูแลอยู่เรื่อยๆ — นี่คือต้นทุนที่หลายองค์กรมองข้ามไปอย่างไม่รู้ตัว

เช่าเครื่องปริ้นสำนักงานกำลังกลายเป็นทางเลือกที่องค์กรยุคใหม่ให้ความสนใจมากขึ้น เพราะจ่ายแบบรายเดือน ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ และรวมบริการต่างๆ ไว้ในราคาเดียว

คู่มือนี้จะพาคุณวิเคราะห์ต้นทุนจริงระหว่างการซื้อกับการเช่า พร้อมตัวเลขที่จับต้องได้และ Checklist ใช้ตัดสินใจได้ทันที ไม่ว่าคุณจะเป็น Admin, จัดซื้อ, HR, เจ้าของธุรกิจ หรือผู้บริหาร

หลายองค์กรเริ่มเปลี่ยนจากการซื้ออุปกรณ์สำนักงานมาเป็นการเช่าในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เหตุผลหลักไม่ใช่แค่ “ประหยัด” — แต่คือ “ควบคุมได้”
ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ในการซื้อเครื่องปริ้นเองมีมากกว่าที่คิด ได้แก่:

• ค่าหมึกและอะไหล่ที่ราคาสูงและไม่แน่นอน
• ค่าซ่อมและค่าบริการนอกประกันที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้
• เวลาของทีม IT ที่ต้องมาดูแลและแก้ปัญหาทุกครั้งที่เครื่องมีปัญหา
• เครื่องที่ล้าสมัยใน 3–5 ปี และต้องซื้อใหม่ก่อนที่จะคุ้มทุน

ก่อนเปรียบเทียบ ลองตรวจสอบตัวเองก่อน:

• ปัจจุบันองค์กรของคุณพิมพ์เอกสารกี่แผ่นต่อเดือน?
• มีปัญหาเครื่องปริ้นเสียหรือหมึกหมดบ่อยแค่ไหน?
• ฝ่าย IT หรือ Admin เสียเวลากับการดูแลเครื่องปริ้นนานแค่ไหนต่อครั้ง?

ถ้าคำตอบของคุณคือ “บ่อย” และ “นาน” — บทความนี้เขียนมาเพื่อคุณโดยเฉพาะ

เมื่อพูดถึงการซื้อเครื่องปริ้น หลายคนคิดถึงแค่ราคาเครื่อง แต่ในความเป็นจริงต้นทุนจริงมีมากกว่านั้นมาก

สำหรับองค์กรที่ซื้อเครื่องปริ้นเองจะต้องรับผิดชอบ:

• ราคาเครื่อง: เครื่องพิมพ์เลเซอร์สำนักงานคุณภาพดีเริ่มต้นที่ 15,000–80,000 บาทขึ้นไป ขึ้นอยู่กับความสามารถและปริมาณงาน
• หมึกพิมพ์: หมึก OEM ราคา 2,000–5,000 บาทต่อชุด และต้องเปลี่ยนบ่อยตามปริมาณงานที่พิมพ์
• กระดาษและวัสดุสิ้นเปลือง: ค่าใช้จ่ายคงที่ที่ต้องจัดการสต็อกและสั่งซื้อเอง

ในขณะที่การเช่าเครื่องปริ้นสำนักงานส่วนใหญ่คิดค่าบริการแบบ “ราคาต่อแผ่น” (Cost Per Page) โดยรวมค่าหมึกและบริการต่างๆ ไว้แล้ว ทำให้คาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้แม่นยำกว่ามาก

นี่คือส่วนที่องค์กรส่วนใหญ่พลาด และทำให้การคำนวณงบประมาณคลาดเคลื่อนอย่างมาก:

ค่าซ่อมและบำรุงรักษา: เครื่องปริ้นที่ซื้อมักมีประกัน 1 ปี หลังจากนั้นค่าซ่อมแต่ละครั้งอาจสูงถึง 3,000–15,000 บาท และยิ่งเครื่องเก่าลงก็ยิ่งเสียบ่อยขึ้น

เวลาของทีม: เมื่อเครื่องมีปัญหา ฝ่าย IT หรือ Admin ต้องเสียเวลาตั้งแต่โทรหาช่าง รอการซ่อม ไปจนถึงทดสอบระบบ ซึ่งอาจใช้เวลา 1–3 วันทำงานต่อครั้ง ต้นทุนที่มองไม่เห็นนี้สูงกว่าที่คิด

การล้าสมัยของเทคโนโลยี: เครื่องปริ้นที่ซื้อมาวันนี้ อาจไม่รองรับซอฟต์แวร์หรือระบบใหม่ในอีก 3–4 ปี ทำให้ต้องซื้อใหม่ก่อนที่เครื่องเก่าจะหมดอายุการใช้งานจริง

หลายองค์กรคิดว่าการเช่าเครื่องปริ้นคือการจ่ายค่าเครื่องรายเดือนแทนที่จะจ่ายครั้งเดียว — แต่ในความเป็นจริง แพ็กเกจเช่าที่ดีรวมมากกว่านั้นมาก

บริการครบวงจรที่รวมอยู่ในค่าเช่า:

• หมึกพิมพ์และอะไหล่: ไม่ต้องสั่งซื้อเอง ไม่ต้องจัดการสต็อก ผู้ให้บริการจัดส่งมาให้เมื่อหมึกใกล้หมด
• บริการซ่อมและบำรุงรักษา: ช่างผู้เชี่ยวชาญมาดูแลถึงที่ พร้อม SLA กำหนดเวลาตอบสนองชัดเจน
• การตั้งค่าและติดตั้ง: รวมถึงการเชื่อมต่อกับระบบ Network และ IT ขององค์กร

สิทธิ์อัปเกรดเครื่องตามสัญญา: เมื่อสัญญาหมด องค์กรสามารถเปลี่ยนเป็นรุ่นใหม่กว่าได้เลย ไม่ต้องแบกรับเครื่องเก่าที่เสื่อมค่าลงทุกปีหรือตั้งงบซื้อเครื่องใหม่

ลดภาระของทีม Admin และ IT: แทนที่ต้องโทรหาช่างเอง ติดตามสถานะการซ่อม หรือจัดการสต็อกหมึก ทีมของคุณโทรหาผู้ให้บริการได้ทันที ทำให้มีเวลาไปทำงานที่สร้างมูลค่าให้องค์กรมากกว่า

การเช่าไม่ได้เหมาะกับทุกองค์กร มาดูกันว่าแบบไหนได้ประโยชน์สูงสุด

เหมาะมากหากองค์กรของคุณ:

• มีปริมาณการพิมพ์สูงกว่า 1,000 แผ่นต่อเดือน ขึ้นไป
• ต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายรายเดือนให้แน่นอนและวางแผนงบประมาณได้ง่าย
• ไม่มีทีม IT ดูแลอุปกรณ์โดยเฉพาะ หรือทีมมีภาระงานอื่นมาก
• ต้องการความยืดหยุ่น สามารถเพิ่มหรือลดจำนวนเครื่องได้ตามขนาดทีม

กรณีที่การซื้อยังอาจคุ้มกว่า:

• ปริมาณการพิมพ์ต่ำมาก (น้อยกว่า 300 แผ่นต่อเดือน) และงานไม่มีความต่อเนื่อง
• มีทีม IT ในองค์กรที่สามารถดูแลเครื่องได้เองอย่างมีประสิทธิภาพ
• องค์กรมีนโยบายเป็นเจ้าของสินทรัพย์เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี

เกณฑ์ตัดสินใจ 3 ข้อ:

1. ปริมาณงาน: หากพิมพ์เกิน 1,000 แผ่นต่อเดือน ต้นทุนต่อแผ่นจากการเช่ามักได้เปรียบกว่าอย่างชัดเจน
2. ความพร้อมของทีม: หากไม่มีคนดูแลอุปกรณ์โดยเฉพาะ ค่าบริการจากการเช่าคุ้มค่ามากเมื่อเทียบกับเวลาที่เสียไป
3. แผนธุรกิจ: หากองค์กรกำลังเติบโตหรือมีแผนขยาย การเช่าให้ความยืดหยุ่นด้านสเกลมากกว่าการซื้อ

สรุป: การเช่าเครื่องปริ้นสำนักงานคุ้มค่ามากสำหรับองค์กรที่มีปริมาณงานพิมพ์สูง ต้องการความแน่นอนของค่าใช้จ่าย และต้องการลดภาระของทีม Admin และ IT ให้หันไปโฟกัสงานที่สำคัญกว่า

พร้อมเริ่มเปรียบเทียบแพ็กเกจเช่าเครื่องปริ้นที่เหมาะกับองค์กรของคุณแล้วหรือยัง? ติดต่อผู้เชี่ยวชาญเพื่อขอใบเสนอราคาและคำแนะนำฟรีได้วันนี้เลย

Line official: @metrodpss

https://lin.ee/dl9rD02

Facebook Fanpage : https://www.facebook.com/metrodpss/

E-mail: [email protected]

Call Center: 1640

Website: https://dpss.co.th/